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◆文書構成は階層にするのがよい。

記号やアラビア数字を組み合わせて、そこに適当なタイトルをつけることで、階層的に文書を作ることが、相手に伝わりやすい文書にすることができます。
例えば、

(1)文書の書き方

　　�@アラビア数字について

　　　　a､数字はいつ頃から使われ始めたのか？

などのように、階層的に一目で何を言いたいのか？どんな内容になっているのか？などがわかりやすくタイトルと共に表示されていることが部署にとっては重要なのであると思います。