◆文書の文章入力ではどんな注意が必要か？
◇難しい漢字をできる限り減らす
パソコンとワープロソフトの普及で、文書を書くことが苦手であった人たちも､気楽に文書を作ることができるようになりました。かな漢字変換で自由に漢字を表現できるようになったことで、どんどん漢字を使うようになってきました。
しかし、文書中にあまりに漢字が多いと文書というのは読みづらくなるのです。ここで､共同通信社の「記者ハンドブックには」次のように書かれているそうです。
「1.代名詞、連体詞、接続詞、感動詞、助詞、助動詞・補助用言、形式名詞は、平仮名を主体とし、副詞は平仮名と漢字を書き分ける。2.接頭語、接尾語は原則として平仮名書きにする。3.漢字本来の意味がずれて使われる語は、平仮名書きがよい。4.あて字に類するものは、原則として平仮名書きとする。」
漢字に変換したらおかしいものをあげてみましょう！
1) われ（我）、われわれ（我々）、あなた（貴方）、だれ（誰）、
これ、どこ、そこ
2) ある（或る）、この、その（其の）、わが（我が）・あるいは
（或いは）、 かつ（且つ）、しかし（然し）、ただし（但し）、
なお（尚）、ならびに（並びに）、 また（又）、または（又は）、
および（及び）
3) ようだ・ようです（様）、…という（言）、…である（有）、
…でない（無）、 …してあげる（上）、…していく（行）、
…してくる・なってくる（来）、 …にすぎない（過）、
…になる（成）、…かもしれない（知）、…してみる
・…とみられる（見）、…にあたって（当）、
…してください（下）
4) こと（事）、とき（時）、ところ（所）、うち（内）、
もの（物・者）、わけ（訳）、 ため（為）
5) あらかじめ（予め）、いつか（何時か）、おおむね（概ね）、
さらに（更に）、 すでに（既に）、ぜひ（是非）、ちょうど
（丁度）、どこか（何処か）、 なぜ（何故）、なるほど
（成る程）、ほとんど（殆ど）、ますます（益々）
基本的に、漢字変換ソフトのATOKなどは、ひらがなを基本
ベースにしていますから、それに従うことをおすすめします。
◇文書の中で､文章の区切り方について
これはなかなか混乱するところです。どこで区切って､それにどんな記号を使えばいいのかなど、判断に迷うところが多くあります。このように書いている文章も迷いながら実は書いているのです。
区切り方のガイドラインを提示しておきます。
・当たり前ですが、句点（。）は文末にきます。
・読点（、）について
a． 受ける文章がすぐ続くときは読点はつけず、離れている
ときにつけた方がよい。
b． 二つの文章からできているときは、文章と文章の間に
つけます。
c. 文章中に読点（、）が多すぎてかえって読みづらくなる
ときは、適当に省いた方がよい。
d. セミコロン（；）は、文章中で区切りをより明確にしたい
ときに使います。
e. コロン（：）は、書いてきた文章の要約や詳細、説明など
に使います。
f. 中点（・）文章や単語を並列したいときや連結したいときに
使います。
g. ダッシュ（−）は、文章を挿入するときなどにダッシュ（−）
ではさんで使えばいいと思います。
h. リーダー（・・・）は、それ以下の文章を省略したいときなど
に使用 します。
i. カッコについての使い方は（「『 』」）、｛［（ ）］｝という漢字
になります。
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