◆それぞれの文書の特徴
1) 通知書や指示書
主文は簡潔に書き、主な事項は記書きで箇条書きに書くと
良いでしょう。
2) 稟議書
使用目的とその効果、費用対効果、購入物の正式名称、
主文は簡潔にして必要事項は記書きで箇条書きにすると
わかりやすいでしょう。
3) 業務・出張報告書
正確な時間、商談実績、苦情、要望、提案、その他心得、
他社情報、
交通費、処理内容や処理数量、提出資料の目録、議題や
話し合いの経緯や結果とそれに対する所見、参照データ
や添付資料の有無など。
4) 企画書
企画書は、何を、どこで、いつ、誰が、誰のために、なぜ、
どんな、 経費は､といった内容を護ることが必要です。
企画で一番重要なことは､ アイデアもさることながら、
事前調査が一番大切なのです。技術面、事務上の管理面
経費面などをしっかりと調査しておくことです。この企画書
で虚偽申告は許されません。
また、詳細内容は別紙で説明するのが得策です。長々と
要領を得ないのであれば、それだけで意欲を失います。
5) 議事録
題名、会議の出席者（役職の高い順番から記録）、作成日
作成者、 日時、 場所、等を明記することです。
また、議事録の内容は、決定事項のみを記録することです。
決定事項は過去形で書くことです。継続審議の内容は､
その旨を記しておけばよいでしょう。
6) 始末書または顛末書
失敗による損害は､上司または関係者にその内容を報告し
謝罪しなければなりません。始末書は丁寧な謝罪文であり、
顛末書は事実関係を報告するためのものです。
事実関係をしっかりと調査し、原因と結果、経緯、損害額、
内容を明記し､ その上で、始末書は謝罪の文章を、顛末書
は事実関係を明確化する文章を書く必要があります。その
際に、始末書は手書きが上策であり、顛末書はワープロで
いいでしょう。
7) 退職届や進退伺い
退職届は手書きで、日付、宛先、退職理由、自分の使命と
所属を書けば いいでしょう。退職理由は簡潔に書くことです。
また、付記事項に自分の住所、電話番号など連絡先を明記
しておきましょう。
進退伺いは、手書きで退職届に同封する形で提出するもの
です。文章は簡潔に事故事件の状況の概略を書き、「監督不
行き届けにより」「・・申し訳ございません」と謝意を表し、「…の
不始末はすべて私の責任になりますので、ここに職を辞して
責任をとりたいと存じます」「つきましては、辞表を同封しました
ので、何ぶんのご処置をお待ち申し上げる次第でございます」
というように書くことです。
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